DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit BauWerk Office ist:

Patrick Graorac
Century Solution
Kirchberg 13
52531 Übach-Palenberg
Deutschland

WhatsApp: +49 1575 7083396 (ausschließlich WhatsApp)

E-Mail: info@centurysolution.de

2. Allgemeine Datenverarbeitung

BauWerk Office verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung, den Betrieb, die Sicherheit und die Vertragsdurchführung der Software erforderlich ist oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.

Rechtsgrundlagen können insbesondere sein:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – rechtliche Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen

Die Registrierung und Nutzung von BauWerk Office zur Durchführung von Kundenbeziehungen und Auftragsabwicklung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung zur Bereitstellung und Sicherung des Dienstes beruht auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wird, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Registrierung und Benutzerkonto

Bei der Erstellung eines BauWerk-Office-Kontos können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Authentifizierungsdaten
• Unternehmenszugehörigkeit
• Benutzerrolle
• Kontoeinstellungen
• technische Metadaten

Zweck der Verarbeitung:

• Erstellung des Benutzerkontos
• Authentifizierung
• Berechtigungsverwaltung
• Mandantentrennung
• Bereitstellung der Software

4. Unternehmens-, Kunden- und Projektdaten

BauWerk Office ermöglicht Unternehmen die Speicherung und Verarbeitung eigener Geschäftsdaten. Dabei können personenbezogene Daten von Kunden, Interessenten, Mitarbeitern, Ansprechpartnern, Lieferanten und Projektbeteiligten verarbeitet werden.

Rollenverteilung: Century Solution betreibt die Software BauWerk Office. Das jeweilige Unternehmen nutzt BauWerk Office und ist für die von ihm eingegebenen Daten verantwortlich. Century Solution verarbeitet diese Daten als technischer Diensteanbieter im Auftrag und im Rahmen der Bereitstellung der Plattform. Eine pauschale Zuweisung einer einzigen Datenschutzrolle für alle Verarbeitungen ist daher nicht zutreffend; die jeweilige Rolle richtet sich nach der konkreten Verarbeitung.

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Ob für die Verhältnisse zwischen Century Solution und den nutzenden Unternehmen eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen ist, ist im Einzelfall rechtlich zu prüfen.

5. Dokumente, Rechnungen und Belege

Nutzer können in BauWerk Office Angebote, Rechnungen, Belege, Quittungen, Projektunterlagen, Fotos und sonstige Dokumente hochladen bzw. erstellen. Diese Inhalte können personenbezogene Daten enthalten. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zum Betrieb der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. KI-gestützte Funktionen

BauWerk Office verfügt über KI-Funktionen, beispielsweise Belegerkennung, Dokumentenanalyse, Angebotserstellung, Analyse von Baustellenfotos, Verarbeitung von Sprachmemos, Textgenerierung sowie Klassifizierung von Materialien und Leistungen.

Tatsächlich verwendete KI-Anbieter: Die KI-Funktionen werden über die Base44-Plattform bereitgestellt. Dabei können je nach Funktion folgende Modellanbieter einbezogen werden:

• OpenAI (GPT-Modellfamilie, Whisper zur Spracherkennung)
• Google (Gemini-Modelle)
• Anthropic (Claude-Modelle)

Die an die KI übertragenen Daten werden zur Bearbeitung der jeweiligen Nutzeranfrage an den jeweiligen Modell-Anbieter weitergeleitet. Die Verarbeitung erfolgt dort nach den jeweiligen Bestimmungen des Anbieters.

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Ob und ggf. welche Daten durch die genannten Anbieter gespeichert oder zu Verbesserungszwecken verwendet werden, ist für die konkret genutzten Modelle vertraglich und technisch zu prüfen. Gleiches gilt für mögliche Drittlandübermittlungen (insbesondere in die USA) und das Bestehen geeigneter Garantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln).

7. Sprachaufnahmen

Wenn Nutzer Sprachmemos für KI-Angebote oder andere KI-Funktionen verwenden, werden die Audioinhalte zum Zweck der Transkription und der Verarbeitung der jeweiligen Benutzeranfrage verarbeitet. Die Transkription erfolgt über die Base44-Plattform (aktuell über das Whisper-Modell von OpenAI). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der vorvertraglichen bzw. vertraglichen Durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie des berechtigten Interesses an der Funktionsbereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Speicherdauer und Verarbeitungsorte beim Transkriptionsdienstleister sind im Einzelfall zu klären.

8. Foto- und Bildverarbeitung

Nutzer können Baustellenbilder, Belegfotos, Dokumentfotos und Projektbilder hochladen. Diese werden verarbeitet, um die Funktionen von BauWerk Office bereitzustellen, und können Gegenstand von KI-Analysen sein (siehe Abschnitt 6).

Hinweis: Nutzer müssen selbst darauf achten, beim Upload keine unnötigen personenbezogenen Daten Dritter (z.B. abgebildete Personen) zu übermitteln, soweit dies für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich ist.

9. Zahlungsabwicklung

BauWerk Office nutzt für die Zahlungsabwicklung den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Die Abwicklung erfolgt über die Base44-Plattform, die Stripe als Zahlungsanbieter einbindet.

Bei einem Bezahlvorgang werden die für die Transaktion erforderlichen Daten an Stripe übermittelt. Kreditkarten- und Kontodaten werden dabei direkt bei Stripe verarbeitet und nicht von Century Solution bzw. BauWerk Office gespeichert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags).

10. Hosting und technische Architektur (Base44)

BauWerk Office wird aktuell auf der Base44-Plattform betrieben. Base44 stellt im Rahmen der verfügbaren Informationen u.a. folgende Bestandteile bereit:

• Hosting der Webanwendung
• Datenbank
• Datei- und Objektspeicherung
• Authentifizierung
• Backend-Funktionen
• Logging

Die Verarbeitung im Rahmen des Hostings erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einem sicheren und verfügbaren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie der Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Serverstandorte, Auftragsverarbeitungsverhältnisse und Unterauftragnehmer von Base44 sind im Einzelfall zu prüfen und ggf. über entsprechende Vereinbarungen abzusichern.

11. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Webanwendung können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, beispielsweise IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, verwendeter Browser und Gerät sowie Request- und Fehlerdaten. Diese Verarbeitung erfolgt zur Sicherstellung und zum Betrieb des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Umfang und Speicherdauer der Logdaten werden durch die Base44-Plattform vorgegeben und sind im Einzelfall zu klären.

12. Cookies und Local Storage

Die öffentliche Website von BauWerk Office verwendet keine Marketing- oder Tracking-Technologien (insbesondere kein Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel, Hotjar, Clarity oder Google Ads-Pixel). Es werden keine nicht notwendigen Cookies gesetzt.

Die Webanwendung nutzt ausschließlich technisch notwendige Speicherung im Browser (Local Storage / Session Storage), beispielsweise zur Verwaltung des Anmelde-Tokens, der Onboarding-Daten und des gegebenenfalls eingegebenen Empfehlungscodes. Diese Speicherung ist für den Betrieb der Anwendung erforderlich; eine Consent-Lösung ist dafür nicht nötig.

Zur Einbindung von Schriftarten wird Google Fonts (Google LLC) geladen. Dabei kann eine Übermittlung der IP-Adresse an Google erfolgen. Dies erfolgt auf Grundlage des berechtigten Interesses an einer lesbaren und performanten Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

13. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- oder Verjährungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen.

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Konkrete, im System konfigurierte Löschfristen sind gesondert zu prüfen und zu dokumentieren.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung von BauWerk Office werden folgende externe Anbieter einbezogen (sofern die jeweilige Funktion genutzt wird):

• Base44 (Hosting, Datenbank, Authentifizierung, Dateispeicherung, Backend, E-Mail-Auslieferung)
• Stripe (Zahlungsabwicklung)
• OpenAI, Google und Anthropic (KI-Modelle, vermittelt über Base44)
• Google LLC (Google Fonts)

Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder zur Vertragsdurchführung erforderlich ist.

15. Drittlandübermittlung

Soweit die genannten Anbieter (insbesondere OpenAI, Google, Anthropic, Stripe) Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, können Drittlandübermittlungen stattfinden.

RECHTLICHE/TECHNISCHE PRÜFUNG ERFORDERLICH: Ob und ggf. unter welchen Garantien (z.B. EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschluss) eine Drittlandübermittlung stattfindet, ist für den jeweils genutzten Dienst und Anbieter zu prüfen.

16. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Ort des Verantwortlichen bzw. Ihres Wohnsitzes. Eine konkrete zuständige Behörde wird hier nicht benannt, solange sie nicht eindeutig feststeht.

17. Datensicherheit

Es werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um die bei BauWerk Office verarbeiteten Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören insbesondere die TLS-Verschlüsselung der Datenübertragung und die mandantengetrennte Speicherung der Betriebsdaten. Ein absolutes Sicherheitsniveau kann jedoch nicht garantiert werden.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Stand: August 2026. Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, die Rechtslage oder die Datenverarbeitungen ändern. Die jeweils aktuelle Version ist unter /datenschutz abrufbar.